Algemene voorwaarden

Voor zakelijke events, de vergaderruimte als abonnement en Company TV. Versie september 2026.

Deel A — Algemeen

1. Wie zijn wij en wat betekenen de begrippen

1. Smart Conferencing of wij: Altijd Internet BV, handelend onder de naam Smart Conferencing, onderdeel van PerfectContact.ai, Veenschapsweg 31, 7741 NK Coevorden, KvK 98882147, btw NL868685252B01, IBAN NL16 ADYB 1000 0544 35 (BIC ADYBNL2A).
2. Klant of je: de onderneming of organisatie die met ons een overeenkomst sluit. Wij leveren uitsluitend aan zakelijke klanten.
3. Overeenkomst: iedere afspraak tussen klant en ons, inclusief een reservering via onze website, een bevestigde offerte of een abonnement.
4. Apparatuur: alle zaken die wij leveren, verhuren of op locatie inzetten, zoals meeting bars, schermen, beamers, speakers, microfoons, verlichting, camera's, ontvangers en bekabeling.
5. Platform: de door ons beheerde Microsoft Teams-, Zoom- of Webex-omgeving waarmee wij hybride events en vergaderingen verzorgen.

2. Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden gelden voor al onze aanbiedingen, reserveringen en overeenkomsten, hoe die ook heten.
2. Afwijkingen gelden alleen als we ze schriftelijk (e-mail volstaat) hebben bevestigd.
3. Inkoop- of andere voorwaarden van de klant wijzen wij uitdrukkelijk af.
4. Is een bepaling ongeldig, dan blijft de rest gelden. We vervangen de ongeldige bepaling dan door één die het doel ervan zo goed mogelijk benadert.

3. Aanbiedingen en totstandkoming

1. Onze aanbiedingen, prijsindicaties en de berekening in de eventconfigurator op onze website zijn vrijblijvend. Een overeenkomst komt tot stand zodra wij een reservering of offerte schriftelijk bevestigen.
2. Je staat in voor de juistheid van de gegevens die je ons geeft, zoals datum, starttijd, locatie, aantal deelnemers en de gekozen aansluiting van je eigen apparatuur. Wij baseren onze planning en prijs hierop.
3. Afmetingen, afbeeldingen en visualisaties op onze website zijn indicatief.

4. Prijzen en betaling

1. Alle prijzen zijn in euro's en exclusief btw en andere heffingen van overheidswege.
2. Reiskosten voor events berekenen we vanaf ons kantoor in Coevorden, heen en terug, tegen het op de website vermelde kilometertarief.
3. Bij periodieke betalingen (abonnementen, huur) mogen wij de prijzen jaarlijks aanpassen met een aankondiging van ten minste drie maanden. Ga je niet akkoord, dan kun je binnen dertig dagen na de aankondiging schriftelijk opzeggen tegen de datum waarop de aanpassing ingaat.
4. Facturen betaal je binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders vermeld. Voor events kunnen wij (gedeeltelijke) vooruitbetaling vragen. Huur- en abonnementstermijnen zijn vooraf verschuldigd.
5. Je mag betalingen niet opschorten of verrekenen. Betaal je te laat, dan ben je zonder aanmaning de wettelijke handelsrente verschuldigd en vergoed je de redelijke incassokosten.
6. Onze administratie levert volledig bewijs van wat wij hebben geleverd en wat je verschuldigd bent, tenzij je tegenbewijs levert.

5. Jouw medewerking en de locatie

1. Een goed resultaat vraagt samenwerking. Je geeft ons tijdig alle informatie en toegang die wij nodig hebben, zoals adres, laad- en losmogelijkheden, huisregels, contactpersoon ter plaatse en de presentatiebestanden.
2. Werken wij op jouw locatie, dan zorg jij kosteloos voor een veilige werkplek, stroom en — als afgesproken — een werkende internetverbinding op de plek van het podium. Je meldt huis- en veiligheidsregels vooraf aan onze medewerkers.
3. Wij zijn niet aansprakelijk voor storingen of uitval van faciliteiten die niet onder ons beheer staan, zoals het netwerk, de stroomvoorziening of het scherm van de locatie.
4. Lever je niet, niet tijdig of niet volgens afspraak wat nodig is, dan mogen wij onze werkzaamheden opschorten en de extra tijd of kosten volgens onze gebruikelijke tarieven in rekening brengen.

6. Termijnen

1. Wij spannen ons in om afgesproken data en tijden te halen. Tussentijdse data en levertermijnen (bijvoorbeeld voor een aftermovie of opname) zijn streefdata.
2. Wij komen door het enkele overschrijden van een termijn niet in verzuim; daarvoor is een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke hersteltermijn nodig. De datum en starttijd van een bevestigd event gelden wel als fatale termijn voor onze aanwezigheid met de afgesproken opstelling.

7. Vertrouwelijkheid

1. Beide partijen houden informatie geheim waarvan zij weten of redelijkerwijs moeten begrijpen dat die vertrouwelijk is, zoals presentaties, scripts, agenda's, deelnemerslijsten en opnames. We gebruiken die informatie alleen voor het doel waarvoor ze is verstrekt.
2. Tijdens de overeenkomst en één jaar daarna nemen partijen geen medewerkers van elkaar in dienst die bij de uitvoering betrokken waren, tenzij de ander schriftelijk toestemt.

8. Intellectuele eigendom

1. Alle rechten op onze werkwijzen, ontwerpen, opstellingen, documentatie, software-instellingen en overig materiaal blijven bij ons of onze licentiegevers. Je krijgt alleen het gebruiksrecht dat voor de overeenkomst nodig is.
2. Op opnames en de aftermovie krijg je na volledige betaling een onbeperkt gebruiksrecht voor eigen zakelijke doeleinden. Wij mogen fragmenten daarvan als referentie gebruiken, tenzij je dat schriftelijk uitsluit.
3. Je garandeert dat het materiaal dat je ons aanlevert (presentaties, logo's, beeld, muziek, playlists) geen rechten van derden schendt en vrijwaart ons voor aanspraken daarover. Voor muziek op locatie zijn de wettelijk vereiste licenties (zoals Buma/Stemra en Sena) jouw verantwoordelijkheid als organisator, tenzij anders afgesproken.

9. Aansprakelijkheid

1. Onze totale aansprakelijkheid voor een toerekenbare tekortkoming of uit andere hoofde is beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal de prijs (excl. btw) van de betreffende overeenkomst. Bij een duurovereenkomst geldt het totaal van de vergoedingen voor twaalf maanden. In geen geval bedraagt de vergoeding meer dan € 50.000 per gebeurtenis.
2. Voor schade door dood, letsel of materiële beschadiging van zaken is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat onze bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering in dat geval uitkeert.
3. Aansprakelijkheid voor indirecte schade is uitgesloten: gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, imagoschade, bedrijfsstagnatie, verlies van gegevens, aanspraken van jouw deelnemers of afnemers, en schade door apparatuur, software of leveranciers die jij hebt voorgeschreven.
4. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze bedrijfsleiding.
5. Een recht op schadevergoeding ontstaat alleen als je de schade zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen 14 dagen na het event of de constatering, schriftelijk bij ons meldt. Iedere vordering vervalt twaalf maanden na het ontstaan ervan.
6. De beperkingen gelden ook voor personen en bedrijven die wij bij de uitvoering inschakelen.

10. Overmacht

1. Geen van partijen hoeft een verplichting na te komen als overmacht dat verhindert. Onder overmacht valt onder meer: uitval van stroom, internet of telecommunicatie, storingen bij Microsoft, Zoom, Cisco of andere toeleveranciers, extreme weersomstandigheden, verkeersblokkades, overheidsmaatregelen, ziekte of onbeschikbaarheid van onze medewerkers als vervanging redelijkerwijs niet mogelijk is, staking en brand of waterschade aan onze apparatuur.
2. Kunnen wij door overmacht een event niet uitvoeren, dan zoeken we samen naar een nieuwe datum. Lukt dat niet, dan mag ieder van ons de overeenkomst voor dat event ontbinden; wij brengen dan alleen al geleverde prestaties in rekening en betalen ontvangen vooruitbetalingen voor niet-geleverde diensten terug.
3. Duurt overmacht bij een duurovereenkomst langer dan negentig dagen, dan mag ieder van ons schriftelijk ontbinden. Wat al is geleverd, wordt naar verhouding afgerekend.

11. Wijzigingen en meerwerk

1. Vraag je tijdens de voorbereiding of op de dag zelf om extra werk of materiaal (langer blijven, extra scherm, extra uren muziek), dan brengen we dat in rekening tegen de op de website vermelde of onze gebruikelijke tarieven. Wij zijn niet verplicht een verzoek in te willigen.
2. Meerwerk kan de planning en onze wederzijdse verantwoordelijkheden beïnvloeden en is voor jou geen grond om de overeenkomst op te zeggen of te ontbinden.

12. Beëindiging

1. Ontbinding wegens een tekortkoming is alleen mogelijk na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke hersteltermijn, en alleen bij wezenlijke verplichtingen. Jouw betalings- en medewerkingsverplichtingen zijn altijd wezenlijk.
2. Wat al is geleverd en de daarbij horende betaling worden bij ontbinding niet teruggedraaid, tenzij wij juist ten aanzien daarvan in verzuim zijn.
3. Ieder van ons mag de overeenkomst per direct schriftelijk opzeggen als de ander failliet gaat, surseance van betaling aanvraagt, de onderneming staakt of de zeggenschap wezenlijk wijzigt. Wij hoeven dan niets terug te betalen of te vergoeden.
4. Voor het annuleren of verplaatsen van een event geldt artikel 17; voor het opzeggen van huur en abonnementen artikel 22.

13. Overdracht

1. Je mag rechten en plichten uit de overeenkomst niet aan een derde overdragen zonder onze schriftelijke toestemming. Wij mogen onze vorderingen aan een derde overdragen en werk door zorgvuldig gekozen partners laten uitvoeren onder onze verantwoordelijkheid.

14. Recht en geschillen

1. Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is uitgesloten.
2. Bij een geschil gaan we eerst met elkaar in gesprek. Komen we er niet uit, dan is de rechtbank Noord-Nederland, locatie Assen, bevoegd, tenzij de wet dwingend anders bepaalt. Partijen kunnen in overleg ook kiezen voor mediation of arbitrage via de Stichting Geschillenoplossing Automatisering (SGOA).

Deel B — Zakelijke events op locatie

15. Onze dienst

1. Wij verzorgen op de afgesproken datum en locatie de techniek voor je event: opbouw, begeleiding tijdens het event en afbouw, met de opstelling die je in de configurator of offerte hebt gekozen (presentatie, geluid, licht, hybride deelname, muziek, opname, aftermovie).
2. Wij zijn op de starttijd aanwezig met een werkende opstelling en komen daarvoor één uur eerder; met een beamer twee uur. De klant zorgt dat de ruimte dan toegankelijk is.
3. Onze diensten zijn inspanningsverbintenissen, tenzij wij een resultaat uitdrukkelijk en concreet schriftelijk hebben toegezegd.
4. Presenteer je vanaf je eigen laptop, dan zorg jij dat die werkt, opgeladen is en de gekozen aansluiting (HDMI, USB-C of draadloos) ondersteunt. Op een draadloze verbinding geven wij geen garantie; we testen die graag vooraf en hebben altijd een HDMI-kabel als terugvaloptie. Een laserpointer met presenter-knoppen vereist een vrije USB-A-poort.

18. Apparatuur op locatie

1. Alle apparatuur die wij meenemen blijft ons eigendom. Je behandelt die zorgvuldig en laat bediening over aan ons, tenzij anders afgesproken.
2. Schade aan, verlies of diefstal van onze apparatuur tijdens het event of tussen opbouw en afbouw is voor rekening van de klant, ook als de klant daar geen schuld aan heeft, behalve als het door ons eigen handelen komt. Wij rekenen dan de reparatie- of vervangingswaarde plus eventuele omzetderving.
3. Wij mogen apparatuur vervangen door soortgelijke, niet noodzakelijk identieke, apparatuur met gelijkwaardige functionaliteit.

19. Opnames, ondertiteling en aftermovie

1. Als organisator ben jij verantwoordelijk voor het informeren van sprekers en deelnemers over opname, livestream en het maken van beeldmateriaal, en voor eventueel benodigde toestemming. Je vrijwaart ons voor aanspraken van deelnemers hierover.
2. Een opname leveren we binnen twee werkdagen, een aftermovie binnen vijf werkdagen na het event, via een downloadlink die dertig dagen geldig is. Bewaar het materiaal zelf; wij verwijderen onze kopie na zestig dagen, tenzij anders afgesproken.
3. De aftermovie is een montage van 1 tot 2 minuten met de highlights van het event volgens onze creatieve inzichten. Eén correctieronde met redelijke aanpassingen is inbegrepen. Een nieuw script of extra draaidag is meerwerk.
4. Live ondertiteling en vertaling worden automatisch gegenereerd door het platform. De kwaliteit is afhankelijk van spraak, accent en geluid; wij garanderen geen foutloze weergave.

20. Muziek

1. Muziek tijdens inloop of borrel verzorgen wij als achtergrondmuziek via onze eigen speakers. Draaien we jouw playlist, dan lever je die uiterlijk twee werkdagen vooraf aan via een streaming-link of bestanden.
2. Wij stemmen genre en volume af op de ruimte en de huisregels van de locatie. Wij zijn geen dj-bedrijf; een live-dj of lichtshow valt buiten onze dienst.

Deel C — Huur en abonnementen (vergaderruimte, Company TV)

21. Huur van apparatuur

1. Wij verhuren de in de overeenkomst genoemde apparatuur (zoals meeting bar, schermen, ontvangers, tablets) inclusief de daarbij horende software-omgeving zoals beschreven op onze website. Verbruiksartikelen (batterijen, kabels buiten de standaardlevering) zijn niet inbegrepen tenzij vermeld.
2. Bij levering kunnen wij samen met jou de staat van de apparatuur vastleggen. Werk je daar niet aan mee, dan stellen wij het rapport zelf op en is dat bindend. Zonder vastlegging word je geacht de apparatuur in goede staat te hebben ontvangen.
3. De apparatuur blijft altijd ons eigendom. Je mag haar niet verpanden, onderverhuren, aan derden in gebruik geven of verplaatsen naar een andere locatie zonder onze toestemming.

22. Duur en opzegging

1. Een abonnement of huurovereenkomst gaat in op de dag van ingebruikname en loopt voor de overeengekomen periode; is niets afgesproken, dan twaalf maanden.
2. Na de eerste periode wordt de overeenkomst telkens stilzwijgend verlengd met dezelfde periode, tenzij één van ons schriftelijk opzegt met een opzegtermijn van drie maanden voor het einde van de lopende periode.
3. Tussentijds opzeggen van een overeenkomst voor bepaalde tijd is niet mogelijk.

23. Gebruik en zorgplicht

1. Je gebruikt de apparatuur alleen binnen je eigen organisatie, volgens de bestemming en onze instructies, en op de afgesproken plaats.
2. Je behandelt de apparatuur zorgvuldig, neemt maatregelen tegen schade en meldt schade direct schriftelijk aan ons. Schade, verlies en diefstal tijdens de huurperiode zijn voor jouw rekening, ongeacht de oorzaak.
3. Wijzigingen of toevoegingen aan de apparatuur zijn alleen toegestaan met onze schriftelijke toestemming. Gebreken die daaruit voortkomen herstellen wij op jouw kosten.
4. Wordt er beslag gelegd op de apparatuur, dan informeer je ons direct en toon je de beslaglegger deze overeenkomst.

24. Onderhoud en storingen

1. Onderhoud en herstel doen alleen wij. Je laat de apparatuur niet door derden onderhouden of repareren.
2. Gebreken die voor onze rekening komen herstellen we binnen een redelijke termijn, of we vervangen de apparatuur door soortgelijke apparatuur. Tijdens onderhoud heb je geen recht op vervangende apparatuur, tenzij afgesproken.
3. Herstel van gebreken door onzorgvuldig gebruik, oorzaken van buiten (stroompieken, water, vallen), ongeautoriseerde wijzigingen of gebruik in strijd met de instructies brengen wij in rekening tegen onze gebruikelijke tarieven.
4. Wij zijn niet gehouden verloren gegevens te herstellen. Storingen meld je bij visual@smart-conferencing.nl of 085-5808444.

25. Teruggave

1. Aan het einde van de overeenkomst geef je de apparatuur compleet en in oorspronkelijke staat terug, behoudens normale slijtage. Wij halen op tegen het dan geldende tarief of je retourneert op eigen kosten en risico volgens onze instructies.
2. Wij mogen een eindinspectie uitvoeren. Gebreken die voor jouw rekening komen herstellen we op jouw kosten, inclusief eventuele omzetderving door tijdelijke onverhuurbaarheid.

26. Internet, cloudplatform en connectiviteit

1. Onze meeting bars, beschikbaarheidsschermen en Company TV werken via jouw internetverbinding en een Europees cloudplatform van onze partner. Jij zorgt voor een werkende, voldoende snelle verbinding en de benodigde netwerktoegang (poorten, wifi-gegevens); de instructies daarvoor krijg je van ons.
2. Leveren wij een tijdelijke 4G/5G-verbinding voor een event, dan is dat een inspanningsverbintenis: wij staan niet in voor ongestoorde bandbreedte of dekking op iedere locatie.
3. Wij mogen de omvang en inhoud van de dienst wijzigen als dat technisch of bedrijfseconomisch nodig is, zonder dat de kern van de dienst verandert. Voor onderhoud kunnen wij de dienst tijdelijk buiten gebruik stellen; we kondigen dat waar mogelijk vooraf aan.
4. Je gebruikt de dienst rechtmatig: geen inbreuk op rechten van derden, geen onrechtmatige content op schermen, geen misbruik van toegangscodes. Toegangs- en identificatiecodes behandel je vertrouwelijk. Bij (dreigend) misbruik mogen wij de toegang direct blokkeren en de overeenkomst per direct opzeggen.
5. Content die je zelf op Company TV of de schermen plaatst (PDF's, video's, berichten) valt onder jouw verantwoordelijkheid, ook wat betreft auteursrechten en privacy van getoonde personen.
6. Wij garanderen geen ononderbroken beschikbaarheid van internet, het cloudplatform of de agenda-koppeling; storingen bij Microsoft, Google of onze platformpartner vallen onder overmacht.

Deel D — Gegevens en privacy

27. Persoonsgegevens

1. Wij verwerken persoonsgegevens van jou, je medewerkers en deelnemers zoals beschreven in onze privacyverklaring op www.smart-conferencing.nl. Daarin staat welke gegevens we verwerken, waarvoor, hoe lang en met welke partijen.
2. Voor gegevens die wij in jouw opdracht verwerken — zoals deelnemerslijsten voor uitnodigingen, agenda-informatie op beschikbaarheidsschermen en opnames van events — zijn wij verwerker en jij verwerkingsverantwoordelijke. Deze voorwaarden gelden dan als verwerkersovereenkomst: wij verwerken alleen volgens jouw instructies, nemen passende beveiligingsmaatregelen, schakelen alleen subverwerkers in binnen de EU of met passende waarborgen, melden datalekken zonder onredelijke vertraging en verwijderen of retourneren de gegevens na afloop.
3. Je staat ervoor in dat je de gegevens die je ons geeft rechtmatig mag verstrekken en dat betrokkenen zijn geïnformeerd. Je vrijwaart ons voor aanspraken van betrokkenen die voortkomen uit jouw instructies of gegevens.
4. Wij beveiligen gegevens op een niveau dat past bij de stand van de techniek, de gevoeligheid van de gegevens en de kosten. Wij garanderen niet dat beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is.

28. Wijziging van deze voorwaarden

1. Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. De actuele versie staat op onze website. Voor lopende abonnementen kondigen we wezenlijke wijzigingen ten minste een maand vooraf aan; ga je niet akkoord, dan kun je opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.
2. Voor een event geldt de versie die op het moment van je reservering op de website stond.

Smart Conferencing is een handelsnaam van Altijd Internet BV · Veenschapsweg 31, 7741 NK Coevorden · visual@smart-conferencing.nl · 085-5808444 · KvK 98882147.